Archiefbeheer in de dagelijkse praktijk

Inleiding

Een archief dat niet goed functioneert wekt voortdurend ergernis. Kunt u de gewenste informatie niet, niet volledig of niet op tijd terugvinden? Een investering in tijd en kennis is noodzakelijk voor een goed georganiseerd archief. Verhoog de servicegraad van uw organisatie en verander uw archief in een belangrijk instrument waarmee onder alle omstandigheden doelmatig gewerkt kan worden. Na het volgen van de cursus bent u in staat zelfstandig een (deel)archief te beheren en te (her)ordenen.  

Eindresultaat

• U heeft inzicht in de mogelijkheden om een archief op te zetten en bij te houden
• U kunt een archief toegankelijk te maken en beheren met de pc
• U bent bedreven in het opzetten van een digitale mappenstructuur voor algemeen gebruik
• U kent de mogelijkheden van digitale archiefvorming en de eisen die gesteld worden aan documentregistratie en documentbeheer
• Praktische vaardigheden op het gebied van archivering (inclusief het zoeken naar documenten en het beter terugvindbaar maken van documenten)
• Voldoende vaardigheden om zelfstandig een (deel)archief te beheren en te (her)ordenen.

Doelgroep

U heeft de verantwoordelijkheid en zorg voor het bijhouden van een bescheiden hoeveelheid documenten (zowel papier als digitaal) en/of het bijhouden van een klein archief.

Programma

• Inleiding en relevante begrippen
• Problemen bij het dagelijkse archiefbeheer:
• voorbeelden uit uw eigen praktijk
• praktische oplossingen en direct toepasbare technieken
• Soorten documenten en hun specifieke eigenschappen
• Registreren en verwerken van de dagelijkse in- en uitgaande post
• Documenten opbergen en snel weer terugvinden:
• trefwoorden toekennen aan documenten
• het vormen van mappen en dossiers
• gestructureerd opbergen en opslaan
• vindbaar maken en terugzoeken met de pc
• Bewaren of vernietigen?
• wettelijke verplichtingen
• eigen verantwoorde keuzes maken
• Het archief op orde houden: dagelijkse beheerstaken