Digitaal archiveren en mappenstructuur voor archiefbeheerders

Inleiding

Het digitaliseren van documenten is allang niet meer zo ingewikkeld. Veel belangrijker is de manier waarop de opgeslagen documenten na het scannen beheerd en ontsloten worden. Kunt u het nieuwe document gestructureerd en snel terugvinden? Van ver voor het scannen tot ver na het scannen zijn vele factoren van invloed op de vindbaarheid zoals sorteerregels, scankwaliteit, ontsluitingprocedures, procedures voor duurzame opslag en schoningsprocedures. Leer de werkzaamheden rond digitaal archiveren te versimpelen én het vinden van de juiste informatie te versnellen met deze cursus.

Eindresultaat

• U kunt analoge documenten digitaal vindbaar maken en gestructureerd opslaan
• U weet hoe u moet werken met een efficiënte mappenstructuur en logische bestandsnamen
• U kent de voordelen en nadelen van digitaal archiveren 
• U bent in staat de functies en eisen die gesteld zijn aan digitaal archiveren omschrijven
• U bent op de hoogte van de wetgeving en standaarden omtrent digitaal archiveren 
• U kent de volledige procesgang van digitaal archiveren

Doelgroep

U werkt in een omgeving waarin het werken met (digitale) documenten en de hierbij behorende logistieke processen van belang zijn voor de efficiëntie van de organisatie. 

Programma

• Wat is digitaliseren? Wat is archiveren? Wat is digitaal archiveren?
• Documenten: verschijningsvormen, status, werkstromen en levensloop
• Werken met digitale documenten: creatie, raadpleging, bewaring en schoning
• Compliance: waarom bewaren, documentwaarde, wetten, normen en interne wensen
• Structuren van archieven: inzicht in organisatie en functionaliteiten, ontsluiten, classificatiekenmerken en bestandsnamen in mappenstructuren
• De infrastructuur: hardware, software en netwerk
• De mens en de weerstanden en uitdagingen: gebruiker, beheerder en scanoperator
• Voorbeelden van digitaal archiveren in de praktijk