Digitaal archiveren en mappenstructuur voor kantoormedewerkers

Inleiding

Voor digitalisering van documenten draait u uw hand waarschijnlijk niet meer om. Maar weet u ook hoe deze documenten na het scannen gestructureerd en snel terugvindbaar kunnen worden opgeslagen? Van ver voor het scannen tot ver daarna zijn vele factoren, procedures en regels van invloed op de terugvindbaarheid. Denk bijvoorbeeld aan sorteerregels, scankwaliteit, ontsluitingsprocedures, schoningsprocedures en procedures voor duurzame opslag. Versnel het vinden van de juiste informatie met behulp van deze cursus.

Eindresultaat

• U kunt analoge documenten digitaal efficiënt terugvindbaar en gestructureerd opslaan
• U kunt werken met een efficiënte mappenstructuur en logische bestandsnamen
• U weet de voordelen en de nadelen van digitaal archiveren
• U bent op de hoogte van de functies en eisen die gesteld zijn aan digitaal archiveren
• U kunt de wetgeving en standaarden omtrent digitaal archiveren benoemen
• U kunt de procesgang met betrekking tot het digitaal archiveren omschrijven
• U bent u op de hoogte van compliance, wetten, normen en interne wensen

Doelgroep

U werkt in een omgeving waarin het werken met (digitale) documenten en de hierbij behorende logistieke processen belangrijk is.

Programma

• Wat is digitaliseren? Wat is archiveren? Wat is digitaal archiveren?
• Documenten: verschijningsvormen, status, werkstromen en levensloop
• Werken met digitale documenten: creatie, raadpleging, bewaring en schoning
• Compliance: waarom bewaren, documentwaarde, wetten, normen en interne wensen
• Structuren van archieven: inzicht in organisatie en functionaliteiten, ontsluiten, classificatiekenmerken en bestandsnamen in mappenstructuren
• De infrastructuur: hardware, software en netwerk
• De mens en de weerstanden en uitdagingen: gebruiker, beheerder en scanoperator
• Voorbeelden van digitaal archiveren in de praktijk